Dr. Klaus-Dieter Krieger
Degussa-Hüls AG Werk Süd Rheinfelden
LIMS-Funktionalitäten bzw. Ergänzungen im SAP-R/3 Teilprojekt QM zur Laborverwaltung bei der Degussa-Hüls AG Werk Süd Rheinfelden
Im Analytik-Labor des Werks Süd der Degussa-Hüls AG in Rheinfelden werden die Freigabe-Untersuchungen für alle Produkte des Werkes, prozeßbegleitende Analysen, Analysen für das Umweltlabor und Analysen für die Forschung / Anwendungstechnik durchgeführt (ca. 20.000 Proben/a). Für die Abwicklung der Proben aus all diesen Bereichen wurde ein auf SAP-R/3 basierendes System gestaltet, das die Abläufe im Labor abbildet und die für die Logistik benötigten Daten jeweils automatisch dort zur Verfügung stellt, wo sie innerhalb SAP benötigt werden.
Prüfmethoden werden im Standard-SAP gepflegt. Die Limitierung der Prüfmethoden-Bezeichnungen auf 8 Zeichen ist für Laufzettel-, Befund-, Zertifikate- und Spezifikationsdruck aufgehoben
Prüfmerkmale werden im Standard-SAP gepflegt (Allgemeine und Stammprüfmerkmale). Es werden quantitative und qualitative Merkmale (mit Katalogwerten) sowie Textmerkmale genutzt. Es ist zusätzlich möglich, den Laborstand, an dem die Untersuchung durchgeführt werden soll, sowie die Prüfkosten zu definieren. Unzulänglichkeiten bezüglich dimensionsloser Merkmale sowie Anzahl der Nachkommastellen sind für Laufzettel-, Befund-, Zertifikate- und Spezifikationsdruck behoben. Für die weitergehende Verrechnung von Merkmalen wird das Beziehungswissen aus SAP verwendet (Formelmerkmale).
Maßeinheiten werden im Standard-SAP gepflegt.
Spezifikationen für die Freigabeprüfung werden im Standard-SAP gepflegt. Es wurden zusätzliche Möglichkeiten geschaffen, um die Sortierreihenfolge und die Anzahl der Nachkommastellen von Merkmalen für Spezifikations- und Zertifikatedruck zu beeinflussen. Es ist möglich, in der Spezifikation von den beim Prüfmerkmal hinterlegten Angaben zu Prüfmethode, Laborstand und Prüfkosten abzuweichen. Weiterhin ist die umfassende Steuerungsmöglichkeit gegeben, wie die einzelnen Merkmale für Prüfung, Zertifikate, Spezifikationen etc. wirksam werden sollen (bei Bedarf ist auch die Steuerung der Prüffrequenz nachrüstbar). Zusatzinformationen können als Texte hinterlegt werden. Hilfsfunktionen unterstützen die Stammdatenpflege z.B. durch automatischen Abgleich der Materialien, die für die unterschiedlichen Verpackungen eines Produkts geführt werden, oder durch den automatischen neuen Verwendungsentscheid über alle Chargen eines Produkts, die zum Zeitpunkt der Änderung von Spezifikationen im Lagerbestand sind. Zusätzlich wird pro Produkt eine Standardprüfspezifikation gepflegt, die für jede Freigabeprüfung automatisch herangezogen wird.
Prüfpläne für geplante fertigungsbegleitende Prüfungen werden im Standard-SAP gepflegt. Auch hier ist flexibel die Änderung von Laborstand, Prüfkosten, Prüfmethode, Nachkommastellen bei den einzelnen Prüfmerkmalen möglich.
In zusätzlichen, editierbaren Tabellen sind allgemeine Informationen zu Labororganisation (Name, Namenskürzel, Laborstände, Druckersteuerung), Auftraggebern, Kostenstellen, Probenarten und -typen sowie Berechtigungen hinterlegt.
Für die Übernahme von Stammdaten sind Batch-Input-Programme vorhanden, die entsprechend aufbereitete EXCEL-Dateien abarbeiten können.
Die Probenanmeldung erfolgt durch die Auftraggeber über Erfassungsmasken. Dabei wird zwischen geplanten Freigabe- und fertigungsbegleitenden Proben sowie ungeplanten Sonderproben unterschieden. Neben der Charakterisierung der Probe durch Angabe eines Materials und einer Chargennummer (Freigabeproben) bzw. Probenahmezeitpunkt, Versuchsnummer oder eine sonstige Probenbezeichnung können zusätzliche Sortierkriterien (Probenart und -typ) angegeben werden. Auftraggeber und Kostenstellen sind soweit möglich hinterlegt. Gibt es mehrere Spezifikationen/Prüfpläne, kann aus den vorhandenen Möglichkeiten ausgewählt bzw. auch kombiniert werden. Bei bekannter Auftragsnummer können Kunde und Liefertermin übernommen werden. Ein zusätzliches Textfeld für weitere Angaben ist beliebig verwendbar. Die Auswahl von Prüfmerkmalen bei geplanten Proben ist nicht erforderlich. Bei der Anmeldung wird eine Proben-Identitätsnummer vergeben und die Probe mit dem Status ‘angemeldet’ geführt. Bei Probenserien gibt es eine Kopierfunktion für die Anmeldung. Für die Merkmalsauswahl bei ungeplanten Sonderproben können Spezifikationen und Prüfpläne kopiert werden. Alternativ bzw. additiv können in einer Erfassungsmaske Prüfparameter komfortabel ausgewählt werden. Es gibt die zusätzliche Möglichkeit, die Prüfparameter zu gruppieren, um die Auswahl zu erleichtern. Außerdem kann zu einem Prüfparameter auch eine Reihe von Prüfmerkmalen hinterlegt werden. Prüfmerkmalgruppen, Prüfparameter sowie die Zuordnung von Prüfmerkmalen mit Maßeinheiten, Laborstand, Prüfkosten und Prüfmethode können in eigenen Tabellen unabhängig und flexibel abweichend von den Standardvorgaben gepflegt werden.
Bei der Probenregistrierung wird das Eintreffen der Probe im Labor erfaßt. Der Aufruf der Funktion erfolgt sehr einfach über die Proben-Identitätsnummer. Bei geplanten Proben ist eine Bearbeitung der Prüfmerkmale im wesentlichen nicht erforderlich. Der Prüfumfang wird dynamisch aus den Angaben des Auftraggebers in der Anmeldung zu Spezifikationen / Prüfplänen erzeugt. Die Standardprüfspezifikation wird zusätzlich herangezogen. Bei ungeplanten Sonderproben wird die Auswahl der Prüfparameter in Prüfmerkmale umgesetzt und gegebenenfalls vom Laborpersonal überarbeitet. Der bei der Probenanmeldung angelegte Probentext kann fortgeschrieben werden. Abschließend werden, soweit hinterlegt, Laufzettel für die einzelnen Laborstände mit entsprechender Vorgabe der Prüfmerkmale, Prüfmethoden, Maßeinheiten, Grenzwerte am entsprechenden Drucker ausgegeben. Der Status der Probe wird mit ‘registriert’ geführt.
Die Werteeingabe erfolgt sehr einfach über die Proben-Identitätsnummer. Für die einzelnen Prüfmerkmale können bei geplanten Proben die Resultate und das Namenskürzel des Bearbeiters eingegeben werden. Maßeinheiten, Prüfkosten und Prüfmethoden können nicht verändert werden. Zu jedem Prüfmerkmal kann eine Zusatzbemerkung eingetragen werden. Der bei der Probenanmeldung angelegte Probentext kann fortgeschrieben werden. Bei ungeplanten Sonderproben können zusätzlich die Prüfmethoden, Prüfkosten und Maßeinheiten abgeändert werden. Weiterhin ist es möglich, Prüfmerkmale anzufügen oder nach Absprache mit dem Auftraggeber zu löschen. Die Ergebnisse werden unabhängig vom Format des Prüfmerkmals so geführt, wie sie eingegeben wurden. Nach Eintrag des letzten Werts wird die Probe automatisch abgeschlossen. Der vorzeitige Abschluß kann mit einer separaten Funktion herbeigeführt werden. Der Analysenbefund wird, soweit hinterlegt, automatisch ausgedruckt. Der Status der Probe wird mit ‘abgeschlossen’ geführt. Bei Freigabeproben erfolgt der automatische Verwendungsentscheid gegen alle Kundenspezifikationen, dessen Ergebnis an die Lagerbestände übergeben wird und auf dem Analysenbefund ausgewiesen ist.
Ein Validierungs-Schritt ist aktuell nicht realisiert, wäre aber mit geringen Zusatzaufwand möglich.
Eine Reihe von Listfunktionen für unterschiedliche Fragestellungen ist implementiert. Dazu zählen die Erstellung von Laufzetteln, Analysenbefunden und Partieblättern (Gegenüberstellung der Soll- und Istwerte für alle Kundenspezifikationen) sowie diverse Probenlisten (welche Proben sind angemeldet, welche Proben sind noch zu bearbeiten, Tagesliste mit allen Ergebnissen etc.) mit unterschiedlichen Selektionskriterien wie z.B. Datum, Auftraggeber, Produkt, Prüfmerkmal, Laborstand.
Für die statistische Aufbereitung von Daten ist eine Ergebnisliste verfügbar, die als EXCEL-lesbare Datei geschrieben wird. Die weitere Bearbeitung kann dann für wiederkehrende Abfragen automatisiert oder individuell mit allen Funktionalitäten von EXCEL erfolgen.
Spezifikationen für die interne Verwendung können direkt gedruckt werden. Für die Weitergabe von Spezifikationen an Kunden wird eine WORD-lesbare Datei geschrieben, die mit einem WORD-Makro aufbereitet und gedruckt werden kann. Prüfmethodentexte, die als WORD-Dokumente vorliegen, werden automatisch eingebunden.
Ein am Monatswechsel ablaufender Batch-Prozeß erzeugt aus den in diesem Monat abgeschlossenen Proben automatisch eine Abrechnungsliste für die Kostenrechnung. Gleichzeitig werden die Kostenstellen der Auftraggeber mit den angefallenen Kosten belastet. Letztlich werden dadurch bei geplanten Proben Festpreise verrechnet, da die Prüfkosten in Spezifikationen und Prüfplänen hinterlegt sind. Bei ungeplanten Proben werden im ersten Ansatz die bei den Merkmalen hinterlegten Pauschalpreise angesetzt, diese können aber bei Mehr- oder Minderaufwand probenbezogen abgewandelt werden.
Die Pflege der Kundendaten erfolgt im Standard-SAP. Basierend auf diesen Daten und der Spezifikation sowie unter Nutzung von Zertifikatvorlagen für die verschiedenen Zertifikattypen erfolgt die Erstellung der Zertifikate bei der Kommissionierung der Ware automatisch. Über eine Druckersteuerung kann bedarfsgerecht das Zertifikat dort ausgegeben werden, wo es jeweils sinnvoll ist.
Das Ergebnis des Verwendungsentscheids wird an die Lagerbestände nach Abschluß der Analyse automatisch weitergegeben. Beim Umfüllen der Ware in andere Gebinde bleibt die Freigabeinformation bei entsprechender Einstellung des Systems erhalten. Wird die Ware auf eine andere Kundenspezifikation umgebucht, bleibt die Freigabeinformation ebenfalls erhalten.
Bei Nutzung entsprechender Bestandslisten kann der Status der Ware beispielsweise durch eine Ampeldarstellung sehr eingängig dargestellt werden. Darüber hinaus ist auch erkennbar, für welche anderen Kunden die Ware ebenfalls geeignet ist oder ob gegebenenfalls nur ein Meßwert für die Freigabe fehlt. Weiterhin ist das Verfall- und das nächste Prüfdatum zu erkennen. Mit Batch-Prozessen kann die Ware bei Überschreiten der Daten automatisch gesperrt werden.
Funktionen für die Abänderung von Verfalls- und nächstem Prüfdatum sind ebenso vorhanden wie eine Funktion für die Sonderfreigabe für den Fall, daß beispielsweise ein Kunde mit der Lieferung gesperrter Ware einverstanden ist. Ein Textfeld dient dann der Erläuterung der Sonderfreigabe.
Mit auf den Benutzer zugeschnittenen Bereichsmenüs und einem aufgesetzten Berechtigungskonzept wird erreicht, daß die einzelnen Benutzergruppen nur die für sie benötigten Funktionen benutzen bzw. beim Zugriff auf die Daten auch nur auf die Probenarten zugreifen können, für die sie zugelassen sind.
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